Nise Solutions bvba

In Word zit een functie Enveloppen en etiketten. Welke mogelijkheden hierachter zitten wordt hier uitgelegd. In dit deel leer je hoe je een adres op een envelop afdrukt, hoe je een reeks enveloppen tegelijk kunt afdrukken en hoe je een adreslijst automatisch kunt maken. Met deze adreslijst kun je vervolgens een reeks enveloppen afdrukken, waarbij je zelf aangeeft welke adressen wel en niet afgedrukt worden. Natuurlijk komt de opmaak van de envelop ook aan bod.

Het adresseren van enveloppen 

We beginnen met het één voor één voorzien van enveloppen met adressen. Kies in de menubalk onder Extra / Brieven en Verzendlijsten voor Enveloppen en Etiketten. Zie afbeelding 1. Enveloppen en etiketten:

Afb.1. Enveloppen en etiketten

Je krijgt een venster te zien met de tabbladen Enveloppen en Etiketten. Kies voor Enveloppen, zie afbeelding 2. Tabblad Enveloppen:

Afb.2. Tabblad Enveloppen

Vul in het veld Geadresseerde een naam en adres in, zoals je deze op de envelop wilt hebben. Klik op de knop Opties om het lettertype van de tekst aan te passen. Je krijgt een nieuw venster te zien, kies hierin voor het tabblad Envelop-opties. Bij Envelopformaat kun je het gewenste formaat van de envelop instellen, bijvoorbeeld Envelop DL. Dit is een standaard langwerpig formaat envelop van 110 bij 220 mm.Klik op Lettertype onder Verzendadres in het venster Envelop-opties om de instellingen aan te passen. Je kunt hier onder meer grootte, lettertype, stijl, cursivering en effecten instellen. Hetzelfde kun je alvast doen voor het Adres van de afzender. Dit lettertype of bijvoorbeeld de grootte van de letters mag afwijken van de geadresseerde, of te wel het Verzendadres. Klik nu niet op OK, maar op het andere tabblad: Afdrukken. Zie afbeelding 3. Tabblad Afdrukken:

Afb.3. Tabblad Afdrukken

Hier bepaal je de manier van invoeren in de printer, dus hoe je de enveloppen in de printerlade gaat leggen. Heb je dit ingesteld, of behoud je de standaard instellingen, klik dan op OK.Het hulpvenster sluit en je bent weer terug in het venster Enveloppen en Etiketten. Zoals je ziet zijn de adresgegevens aangepast in de stijl die je hebt ingesteld. Vul in het veld bij Afzender je eigen gegevens (of andere naar keuze) in. Als je geen afzendergegevens wilt afdrukken op de envelop vink je het hokje 'weglaten' aan door erop het klikken met je linker muisknop, zodat er geen afzender wordt geprint.

Nu ben je klaar om af te drukken. Klik op Afdrukken in het venster Enveloppen en etiketten en leg de envelop op de aangegeven manier in de printerlade.

Let op: het kan zijn dat je de printerinstellingen moet veranderen om dit envelopformaat af te kunnen drukken. Ga via Deze computer (op je desktop) naar Configuratiescherm / Printers en faxapparaten en selecteer de aangesloten printer. Kies in het menu voor de optie Voorkeursinstellingen selecteren. Ga in het hulpvenster "printer" Voorkeursinstellingen naar het tabblad Papier. Kies bij Formaat het juiste formaat, in dit geval Envelop DL. Sluit het venster en ga terug naar je document. Hier kun je nogmaals de envelop afdrukken.

Een adreslijst aanmaken en meerdere enveloppen achter elkaar afdrukken

Om meerdere enveloppen achter elkaar af te drukken met verschillende adressen is het handig eerst een adreslijst te maken. In Word zit een hulpprogramma waarmee je een complete lijst met persoonsgegevens gemakkelijk kunt maken en bewaren. Je kunt bij het afdrukken ook een selectie maken uit de totale lijst, zodat bepaalde personen of bijvoorbeeld telefoonnummers niet afgedrukt worden.

Open een nieuw document en kies in het menu onder Extra / Brieven en Verzendlijsten de optie Wizard Afdruk samenvoegen. Zie afbeelding 4. Wizard Afdruk samenvoegen:

Afb.4. Wizard Afdruk samenvoegen

Je krijgt nu rechts in je beeldscherm een taakvenster Samenvoegen te zien. Zo niet, ga naar de menubalk en zorg dat onder Beeld in het uitrolmenu de optie Taakvenster aangevinkt is. Onder het kopje Documenttype selecteren zie je een aantal opties, waaronder Enveloppen en Adreslijst. Kies voor de optie Enveloppen en klik onderin het scherm op Volgende. Je komt nu in stap 2 van de Wizard.

Tip: Een Wizard is een hulpprogrammaatje dat je stap-voor-stap begeleidt naar een bepaald resultaat, zoals in dit geval om adressen samen te voegen tot een adreslijst en deze af te drukken op enveloppen.

In het rechter taakvenster kies je onder het kopje Begindocument selecteren de optie Documentindeling wijzigen. Hieronder zie je nu het kopje Opties voor enveloppen& staan. Klik deze aan en het hulpvenster Envelop-opties (afbeelding 3) verschijnt op je beeldscherm. 

Hierin kun je net als bij de eerste oefening de envelopgrootte en het lettertype van het adres wijzigen. Ben je tevreden, klik op OK en je komt terug in je begindocument met rechts het taakvenster Samenvoegen.

Tip:Als je onder Beeld in de menubalk Afdrukweergave hebt ingesteld, zie je nu ook het uiterlijk van de envelop op je beeldscherm. Als je onder Beeld Normaal hebt ingesteld, zie je dit niet.

Klik rechts onderin op Volgende en je komt in stap 3 van de Wizard terecht. Onder Adressen selecteren kies je nu voor de optie Nieuwe lijst typen. Klik op Maken& onder het nu verschenen kopje Een nieuwe lijst typen. Er verschijnt een hulpvenster Nieuwe adreslijst waarin je personen en bijbehorende adressen in een lijst kunt invoeren. Zie afbeelding 5. Nieuwe adreslijst:

Afb.5. Nieuwe adreslijst

Vul hier de gegevens in en klik steeds op de knop Nieuw item als je een volgend persoon wilt invoeren. Je kunt ook extra gegevens invoeren die je niet op de envelop afgedrukt wilt hebben, zoals bijvoorbeeld telefoonnummers en emailadressen. Later in de Wizard kun je namelijk kiezen welke velden uit de lijst met persoonsgegevens afgedrukt moeten worden.

Onder in het venster zie je hoeveel namen in de lijst zijn opgenomen. Is de adreslijst (voorlopig) volledig, klik dan op sluiten. Nu wordt je gevraagd om het document een naam te geven en op te slaan. Er verschijnt een hulpvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Zie afbeelding 6. Lijst met geadresseerden:

Afb.6. Lijst met geadresseerden.

Klik nu op OK in het hulpvenster, we gaan het later aanpassen. Je bent nog steeds in stap 3 van de Wizard. Kies onder het kopje Adressen selecteren voor Een bestaande lijst gebruiken. Als het goed is, zie je de zojuist aangemaakte lijst al in het venster rechts staan.Klik nu op Adressenlijst bewerken. Het hulpvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen (afb.6) verschijnt weer. Je kunt nu desgewenst de gegevens bewerken, gegevens toevoegen en personen op de lijst aan- of uitvinken. Alleen aangevinkte personen worden afgedrukt, maar de overige gegevens blijven wel opgeslagen in de adreslijst. In het volgende gedeelte ga je bepalen welke van de opgenomen gegevens ook afgedrukt moeten worden.

Envelop schikken

Klik rechtsonder in het beeldscherm op Volgende: Een envelop schikken. Dit is stap 4 van de Wizard. Klik eerst een paar keer midden in het envelop-document, zodat het adresveld (zie afbeelding 8) zichtbaar wordt en je niet per ongeluk het veld van de afzender aan het bewerken bent. Het is handig om het beeld op Afdrukweergave te zetten. Dit kun je vinden onder Beeld in de menubalk.

Klik vervolgens rechts in het taakvenster Samenvoegen op de optie Adresblok. Je kunt nu aangeven hoe de geadresseerde moet worden weergegeven. Zie afbeelding 7. Adresblok invoegen:

Afb.7. Adresblok invoegen

Stel je voorkeur in en klik op OK. Het venster wordt gesloten en je ziet in het document dat er data in het adresveld komt te staan. Zie afbeelding 8 Adresveld:

Afb.8. Adresveld

Klik op Volgende rechtsonder in het taakvenster en je ziet hoe het adres op de envelop komt te staan (je zit nu in stap 5 van de Wizard). Boven in het taakvenster rechts kun je door de reeks enveloppen bladeren onder Envelopvoorbeeld: klik op de knoppen of . Ben je tevreden, dan kun je nu de enveloppen gaan afdrukken.

Tip:Wil je de envelop-opties veranderen, ga dan terug naar stap 2 van 6 en kies in het taakvenster Opties voor enveloppen. In het hulpvenster Envelop-opties kun je desgewenst veranderingen aanbrengen .

Afdrukken gebeurt in stap 6 van de Wizard. Klik in het taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien. Onder Samenvoegen klik je op Afdrukken. Eerst verschijnt er een hulpvenster Samenvoegen naar printer. Klik hier op OK. Vervolgens verschijnt het venster Afdrukken, waarin je de afdrukinstellingen kunt wijzigen.

Leg de enveloppen op de juiste wijze in de printerlade. Let op: waarschijnlijk kun je niet alle enveloppen tegelijk in de lade leggen. Vul deze dan later aan. De printopdracht onderbreekt wanneer de toevoer stopt en vervolgt vanzelf wanneer er nieuwe enveloppen klaar liggen.

bron: hcc.nl

< Vorige